Canon P215

Hoy he estado en Canon, y me han enseñado las novedades de este 2012. La verdad es que estan realizando un esfuerzo grande en innovación en cuanto a hardware (en la parte de integración siguen siendo pioneros con Image Formula y su desarrollo para multifuncionales basado en web (MEAP), que espero que este pronto en los escaneres de red).
Uno de los escaneres que nos han enseñado es la evolución del P150 (es el que utilizo en mi mesa de trabajo), con una interesante novedad: ranura para tarjetas de identificación!!!!
Como se puede ver en la imagen y en el link de canon, el escaner permite digitalizar los documentos de identificación por una ranura especial, por lo que la imagen sale perfecta.
Por otro lado, es un escaner que no necesita alimanetación ni instalar drivers en el equipo de sobremesa para digitalizar (tengo pendiente validar si digitaliza en Thin Clients con Citrix), por lo que es ideal con entornos distribuidos. (es compatible con iScan, iwScan e iDeploy)

PD.: No me he olvidado de Ephesoft!!! Estoy realizando un modelo de clasificación para expedientes, con el que voy a exprimir todo el potencial del mismo!!!

Análisis de Ephesoft - Introducción

Esta es una tarea que tenía pendiente desde hace ya algún tiempo, y es la de realizar un analisis en detalle de una de las soluciones de captura mas interesantes del momento.
El analisis lo voy a realizar tanto en la versión Community, como la versión con mantenimiento.
Ephesoft sigue una politica similar a Alfresco, ofreciendo una versión basica sin mantenimiento con la versión Community, y una versión con mas funcionalidad (OCR superiores, digitalización web, SQL Server como opción para la BBDD, etc...) en la versión con mantenimiento.
Las principales caracteristicas de Ephesoft son:

Apliación 100% Web y OpenSource

Basada en OCRs comerciales y opensource, RedHat jBPM, Spring DM y Google Web ToolKit

Interface personalizable (Document Review y Validación)

La instalación ha mejorado mucho desde las primeras versiones, aunque sigue dando problemas si alguno de los componentes no esta disponible.Estos son:
 - JAVA SDK
 - MySQL
Es recomendable descargarlos e instalarlos antes de comenzar la instalación de Ephesoft.
El software, asi como los manuales estan en la siguiente URL:
http://www.ephesoft.com/wiki/index.php?title=Community_Edition

De todas maneras, en el foro de Ephesoft hay información de usuarios que nos pueden ayudar con los problemas mas comunes.
http://www.ephesoft.com/forums/viewforum.php?f=1

En la siguiente parte del analisis, realizaremos la configuración y prueba de un proyecto de captura sencillo.


Content Cafe - Perceptive Software

El pasado 1 de Diciembre pude compartir un cafe en el Hotel Villa Magna, con los amigos de Perceptive Software y Lexmark, que además me dieron la oportunidad de hacer una presentación sobre el ROI de la Automatización de los Procesos Documentales.

El evento comenzó con una introducción del country manager de Lexmark, Mariano Polos seguido de una presentación de la compañía de Software, Perceptive Software, por parte de Mario Boglione.

Por mi parte, la presentación sobre el ROI estuvo centrada en los principales orígenes donde se originan los costes asociados a los procesos documentales (los costes tangibles o visibles, ya que los costes asociados a la calidad, protección de datos etc.. no son tan sencillos de medir).

Los cuatro puntos principales sobre los que se baso la presentación fueron:

• Digitalización Centralizada y Distribuida
• Captura y Extracción Inteligente IC&A
• Gestión Documental
• Automatización de los Procesos Documentales.

Los datos y las referencias expuestas en dicha presentación, han sido obtenidos del trabajo de los últimos años en los proyectos realizados en Indra, y fueron acogidos con gran interes por las personas asistentes al evento.

Informe y análisis de IDC sobre el mercado mundial de las soluciones de captura y gestión de imágenes

Interesante informe de IDC sobre el mercado de las soluciones de Captura.

"The capture and image management software market is one of the stronger-growth subsegments of the overall content management software market.
We expect to see continued strong growth in this market over the forecast period, driven by the need to automate paper-based document processes for improved business process efficiency and to ensure compliance."
Articulo IDC
Articulo Completo PDF

Recomendaciones antes de comenzar con un Proyecto de un Solución de Captura

Cualquier organización que depende de los procesos de papel, necesita para comenzar o expandir los procesos de captura, realizar inversiones en los departamentos y en determinadas funciones. Para realizar esto es recomendable:

• La creación formal de una evaluación de las necesidades. Entender la dependencia real del papel, y si está aprovechando al máximo las inversiones de ECM. Comenzando por realizar una evaluación de las necesidades,  para sistemáticamente explorar dónde existen los procesos de papel,  analizando qué soluciones ya están en marcha y  con el objetivo final de desarrollar una estrategia para la transformación digital de los procesos de papel.
• El establecimiento de Objetivos Específicos que deben lograrse. Entender lo que su organización está tratando de alcanzar: aumento de la productividad, reducción de costes, o facilitando el cumplimiento de las funciones. Hay muchas oportunidades para implantar procesos de captura, así que hay que tratar de aclarar qué beneficios aplican a los diferentes departamentos dentro de la organización y a los clientes.
• Conocer los costes. Los ahorros típicos incluyen los costes de almacenamiento de papel, así como los costes de localizar y recuperar los documentos. La parte mas compleja es la de evaluar los costes ocultos de papel alrededor de la gestión.
• Evaluar las soluciones. Crear una  lista de soluciones  basada en los objetivos específicos que se están tratando de lograr y que vaya en línea  con las inversiones en ECM y BPM de la organización.
• Bussines Case con un claro retorno de inversión. Hay que utilizar los requisitos para diseñar  un Bussines Case con un ROI claro que permita presentarlo a la dirección y defenderlo debido a su  valor estratégico.

 

Mouse Scanner - LG LSM100

LG nos ha dejado un nuevo dispositivo original y bastante útil, un ratón que escanea!! ( URL del Producto )

El dispositivo como ratón, cumple a la perfección, con los dos botones habituales mas la rueda central. Algo grande para mi gusto que siempre voy con mini-ratones por comodidad, pero es una opinión personal y evidentemente no esta pensado para viajar con el.

En cuanto a la función de escáner, dispone de dos botones en la parte izquierda, que son los que permiten iniciar la digitalización de los documentos.

Para ayudarnos en esa labor, el dispositivo cuenta con una alfombrilla transparente que permite sujetar los documentos al digitalizarlos, y así evitar que se muevan.

El funcionamiento es muy sencillo, se inicia el software de digitalización, y la aplicación desarrollada por LG para este propósito, nos va mostrando el proceso de escaneo al desplazar el ratón sobre el documento.

El resultado es de lo mas sorprendente,el software compone la imagen según desplazamos el ratón sobre la imagen y va corrigiendo desviaciones. Al finalizar, nos permite seleccionar el área que queremos guardar y las opciones de guardado son: imagen, word y excel.

Aquí algunas muestras.

Podemos observar que funciona perfectamente con el DNI, con un cupón del BBVA y con un documento A4. Si bien con el DNI, el tiempo empleado para realizar la digitalización son apenas 5 segundos, con un A4 el tiempo empleado es mayor, por lo que no es valido para una escritura por ejemplo (aunque en caso de emergencia y con algo de paciencia...)

El resultado del OCR (se puede descargar el documento de este vinculo: A4 en Formato DOC) es bastante bueno, incluso con la opción de la exportación a Excel.

En resumen, creo que es una muy buena opción para dotar de un dispositivo de digitalización, a oficinas o usuarios que no dispongan de un escáner de documentos, sobre todo pensado en documentos identificativos (DNI, Pasaporte, Tarjeta de Residencia, ...), y sobre todo teniendo que el coste no es mucho mas elevado que el de un ratón normal (es incluso menor que algunos ratones de diseño!!)

También es interesante, para complementar procesos tradicionales de valija, dando la opción de digitalizar documentos originales, como los identificativos, y evitando realizar fotocopias de mala calidad.

Captura Distribuida... depende.

En diferentes entradas en el blog, he defendido la digitalización distribuida (que no tiene porque eliminar la digitalización centralizada!!!!), pero de lo que soy mas receloso es de la Captura Distribuida, aunque en algún cliente la hemos implantado con éxito (hablare algún día del Banco Inversis).

La captura distribuida, si no se implanta con soluciones de automatización de la documentación, obliga a los usuarios a realizar una digitalización discreta de los documentos y una indexación de los mismos, por lo que en lugar de eliminar trabajo, se carga del mismo a recursos cuyo valor y tasa, no corresponde con la de las tareas de digitalización, clasificación e indexación.

Y nada mejor que verlo en directo en una oficina de una entidad bancaria, durante una visita a mi sucursal del BBVA, para realizar unas gestiones. Vi con alegría que habían desplegado escáneres Fujitsu 6130, y lápices digitalizadores.

• Los lápices, dependen de la posición del papel, y no funcionan con zurdos (no se el porcentaje de los mismos, pero hay que tomarlo en cuenta ya que deja de ser una solución universal).
• El Fujitsu 6130, perfecto, pero para que quieres un escáner que digitaliza a 30 ppm si hay que digitalizar los documentos de uno en uno y a través de un interface web que no soporta esas velocidades (siempre hay que recordar que un carro corre como mucho como el peor de sus caballos!!!).

En definitiva, los usuarios finales no lo ven como una ayuda a su trabajo (agiliza las operaciones, facilita los controles, etc...) sino como una carga adicional de algo que no les aporta valor.

Por eso, no hay que olvidarse que como parte del proyecto, están los usuarios que van a trabajar con los sistemas.

En definitiva, la digitalización distribuida junto con soluciones de automatización (Clasificación, Separación e Indexación), siguen siendo la mejor solución y la mas aceptada por los usuarios de las organizaciones. Como medida para evitar Back Offices documentales, se puede distribuir la validación de la documentación, que no debera exceder del 20% para evitar los rechazos comentados anteriormente.