Firma Digitalizada ::

Buenas, después de algún tiempo sin escribir (debido que ya es la cuarta vez que cruzo el Atlántico este año y puede que no sea la última...) vuelvo con un post dedicado a la firma digitalizada.
Seguramente muchos ya seáis usuarios de la misma gracias a Mercadona, El Corte Ingles, etc... y estaréis viendo como se esta propagando a otros sectores (la banca, retail, etc...) con soluciones en movilidad en aeropuertos, estaciones, centros comerciales, etc...

De hecho, aquí la noticia de uno de mis proyectos en la prensa:
Noticia Citibank

La firma digitalizada permite obtener un proceso documental 100% libre de papel, ya que si sumamos la captura distribuida (tanto con escáneres como gracias a la captura fotográfica de los Tablets) con la firma digitalizada, se consigue eliminar uno de los principales documentos originales que se debe enviar por valija y custodiar (el contrato o solicitud firmado por el cliente).

Los diferentes dispositivos permiten capturar datos biométricos de la firma (velocidad y/o presión) que sumados a la imagen, el trazo y los propios datos del documento, permiten crear un contrato único que garantiza tanto al firmante como a la empresa, la veracidad del documento.

No puedo dar mas detalles... pero estos proyectos son una realidad y cada vez van a ser mas habituales!!!

Os dejo un video donde se puede ver el proceso de firma de un documento PDF cumplimentado y descargado directamente de la Web de la empresa (en este caso de seguros), de manera que la firma digitalizada también se puede aplicar al mercado B2C y no solo al mercado B2B!!!

Saludos

Roberto Arias

• • es.linkedin.com/in/rariasg/

   

Modelo de Gestión Documental!!!

Este blog trata fundamentalmente de la digitalización de documentos, desde diferentes dispositivos y tecnologías, pero creo que es importante destacar que esta captura de documentos, tanto los que vienen en formato papel como los que vienen en formato electrónico, deben estar regulados por un modelo de Gestión Documental que independientemente del proceso documental, del canal de entrada o de las personas, siga los mismos criterios de seguridad, indexación, categorización etc..

Un buen Modelo de Gestión Documental permitira disponer de políticas documentadas, políticas de atribución de responsabilidades y de metodologías formalizadas para su gestión.

La digitalización permite tener Documentos Electrónicos, y lo que buscamos es poder realizar la Gestión de esos Documentos Electrónicos dentro de los procesos documentales   de los cuales forma parte, con el fin de poder auditar tanto los procesos como los documentos electrónicos.

Que es necesario para disponer de un Modelo de Gestión Documental que cumpla con los requerimientos de nuestra compañía:

• Diagnostico de la Información. Debemos conocer el estado actual de la información que gestionamos, los sistemas tecnológicos que disponemos así como identificar puntos de mejora.
• Definir un Modelo Documental. Elaborando un cuadro de clasificación y un mapa documental que nos permita categorizar los documentos, entre otras tareas.
• Solución Tecnologia. Seleccionar la herramienta o herramientas de ECM que mejora se adaptan a nuestras necesidades y planificar la implantación de los modulos necesarios para dar soporte a nuestro modelo y procesos documentales.
• Estrategia de Implantación. Definir una estrategia de implantación en función de los procesos documentales identificados y de la importancia de los mismos.
• Gestión del Cambio. Definir una gestión del cambio, que permite dar a conocer a todos los usuarios sus responsabilidades y beneficios del nuevo sistema que se pone a sus disposición.

Esto nos permitirá optimizar recursos, ya que el papel no es secuencial mientras que los documentos electrónicos si, a la vez que reducimos el uso del papel y garantizamos el acceso a la información y a la seguridad de la misma.

Experto Universitario en Gestión de Documentos Digitales

Finalizo mi colaboración en el curso online de Experto Universitario en Gestión de Documentos Digitales realizado junto con Docuformación y la Universidad Europea Miguel de Cervantes, y la verdad es que ha sido muy gratificante.
Después de varios años trabajando en este sector (comencé en el 2004 en la empresa SWT Concept, que fue comprada por Captiva) y tanto en preventa como en proyectos, comencé aplicando la metodología que SWT había desarrollado durante años en Francia, para luego ir aplicando la experiencia en proyectos y la metodología de otras empresas (Indra, Kofax, Alten, ...).
Este curso me ha dado la oportunidad de ponerme a pensar como transmitir estos conocimientos a un grupo de gente, que con conocimientos de gestión documental y/o sistemas, quieran realizar proyectos de captura, lo cual te hace volver al inicio para ver si los argumentos siguen siendo validos y hay que actualizarlos. Evidentemente, muchos de ellos ya han ido avanzando en función de los proyectos y sobre todo la tecnología.
Tambien ha sido muy interesante escuchar las propuestas de los alumnos a los problemas planteados, y es que muchas veces se aprende mas escuchando que hablando (pero es que nos encanta hablar!!!).
Espero poder estar en la próxima edición del curso, para el cual quiero profundizar en algunos conceptos que me han demandado, así como introducir la captura en movilidad, que en este curso se ha abordado como caso de estudio, y ha sido muy interesante.

imScan - Captura Movil

Aprovechando la llegada del iPhone 5, y gracias a que los moviles son practicamente mini-ordenadores, estamos ultimando la llegada de la nueva solución de captura de la familia de CloudScanning, imScan!!!

imScan es una app disponible para iPhone y iPad, que permitirá realizar la captura, la optimización de la imagen y el OCR en el propio dispositivo, para enviar la información mediante correo, a un servidor, etc..

No vamos a competir con las soluciones de Kofax o Abbyy,  que aunque acaban de nacer, prometen muchas alegrias en los procesos de captura movil.

En cuanto este disponible, publicaremos una versión de demo en el App Store para recibir todos vuestros comentarios.

Forrester Wave - Multichannel Capture Report 2012

He tenido la oportunidad de leer el informe de Forrester sobre soluciones de captura "Multicanal, y creo que puedo recomendar no invertir el dinero en este informe, ya que creo que es de todo menos independiente.
El adjetivo Multicanal, lo han añadido para dejar fuera del informe a importantes fabricantes de software de captura como Abbyy, Readsoft, AnyDoc, etc...
El informe muestra un gran conocimiento de toda la suite de Kofax, dando el nombre de toda la familia de productos, pero no así del resto de las soluciones donde se queda unicamente a un nivel superficial.
Esto no quiero decir que no opine que Kofax sea el mejor producto (como no voy a ocultar, trabaje un año en Kofax y conozco las bondades de Kofax Capture, KTM, etc...), pero cuando se busca el equilibrio entre prestaciones, rendimiento y coste, pueden entrar productos como Abbyy que esta realizando un gran esfuerzo (y ademas en la dirección correcta), Ephesoft, que al ser software con filosofia OpenSource (que no gratis), puede inclinar la balanza a la hora de seleccionar el producto por el mero hecho de un análisis del ROI del proyecto, etc...
Otras soluciones, como Athento o Pingar, tambien están fuera de este informe por no ser "multicanal" y estar mas orientadas a la clasificación e indexación no estructurada (por ahora!), pero que en un informe de Captura tambien deberían estar incluidos (pese a ser software Español y Australiano).

Aprovecho para anunciar que antes de final de año voy a publicar el primer informe sobre soluciones de captura que titulare "The CloudScanning Capture Magic Quadrant", con toda la experiencia de estos últimos años en proyectos de captura y conocimiento en este tipo de soluciones.

Forrester Wave - Multichannel Capture Report

Correo Electrónico: el mal de esta década!!!

El correo electrónico se ha convertido en una de las pesadillas de los administradores de sistemas: ocupa espacio y consume ancho de banda. 
Todo esto sin valorar la cantidad de información y documentos asociadas al negocio, que esta almacenada en repositorios locales, duplicada, distribuida sin control... etc. que en muchos casos es información importante para nuestro negocio y que no esta gestionada de manera correcta (LOPD entre otras).
Y no me quiero olvidar de, para mi lo mas importante y preciado, el tiempo que nos consume cada día!!! (y no nos olvidemos que el tiempo, ademas de ser dinero, conlleva un coste de oportunidad oculto muy alto).
Es por ello que es necesario soluciones que permitan sustituir el "abuso" del correo electrónico, es decir, poner a disposición de los usuarios herramientas para:

• Compartir información con compañeros, clientes y colaboradores.
• Enviar y compartir documentos de trabajo.
• Notificar eventos a compañeros, clientes y colaboradores.
• Certificar el envió de información y/o documentos.

La mayoría de estas tareas, son en su parte debidas a que cuando enviamos un correo electrónico a un/os destinatarios, damos por hecho que han recibido la información y/o el documento, y en cierta medida nos liberamos de la responsabilidad de comprobar que lo han leído.

Esto ya de por si es un error, porque con la proliferación de dispositivos móviles, es muy común leer parte del correo en el móvil, sin detenerse en entenderlo ni analizarlo, y mucho menos validar el adjunto, por lo que "desaparece" de nuestros pendientes por leer y es posible que nunca mas sepamos de el (hasta que alguien nos lo reclame). 

Esto si no os pasa como a mi, que se me acumulan correos pendiente de leer... que pasan a ser almacenados en ese estado (si nadie lo termina reclamando, seguro que no era importante).

Algunas empresas están optando por soluciones drásticas, como limitar el uso del correo electrónico y regular mucho mas su funcionamiento.

Aquí es donde las herramientas de ECM y colaborativas, nos pueden ayudar, porque si queremos reducir la utilización del correo, hay que dotar a los usuarios de herramientas para realizar tareas como:

• Herramientas de mensajería instantánea: en un principio prohibidas por las empresas, son cada vez mas utilizadas (sobre todo en sus versiones empresariales), para que los usuarios se puedan comunicar sin necesidad de utilizar el teléfono constantemente.
• Portales y espacio de almacenamiento compartido en la nube: si no se pueden enviar ficheros adjuntos, hay que permitir a los usuarios compartir información en espacios controlados y con almacenamiento limitado, de manera que se puedan dejar documentos y se tenga control al acceso del mismo. En este sentido los portales, no están pensados para los usuarios no corporativos, sino que tienen el concepto mas de "proyecto", y se van (se están) imponiendo sistemas similares al DropBox, SugarSync, etc.. que tienen una configuración mas abierta.
• Certificación del envío: este punto es el mas complejo, sin entrar en una certificación legal, utilizamos el correo para "dar constancia" de la entrega de un acta de reunión, de un Funcional,  de un plan de pruebas, etc... al cliente.
  Esta es una mala practica, y en este sentido se tendrían que normalizar la utilización de portales con los clientes, donde los usuarios suscritos a dicho portal, recibieran la notificación de cambios y subidas de documentos, y donde "se tiene la obligación" de estar informado, en lugar de ser un actor pasivo que espera la recepción del correo.

En general, no hay una solución única que nos elimine el mega-utilizado correo electrónico, sino que mas bien es un conjunto de soluciones y buenas practicas, que ademas de permitir controlar la utilización, harán nuestro entorno empresarial mas seguro y efectivo.

Kofax Partner Connect - Viena

El pasado mes de Abril se celebro el ya tradicional Partner Connect en Viena (antes Transform ) solamente para Partners (los clientes estaban en Londres en un evento similar).
Este año, a falta de grandes novedades en cuanto a captura, el evento se centro en las soluciones BPM y lo que desde Kofax han llamado "Capture Enable BPM".
Pero vamos a listar las cosas mas interesantes:

1. Digitalización en Origen. Por fin un cliente de digitalización web, pero (fallo) sin opción a incorporar VRS. Aunque tarde, ya tiene el cliente web.
2. Captura desde el Móvil con VRS. Uno de las novedades mas interesantes, la digitalización desde el móvil con mejora de imagen mediante VRS integrado. Todo conectado con el Import Connector de Kofax. Esta claro, que con un móvil todo el mundo tiene un escáner, ahora hay que permitir enlazar los procesos de negocio con los móviles (esto puede ser un buen comienzo).
3. Kofax Total Agility, el producto de la última adquisición (Singularity) bajo el nuevo nombre de Kofax.

      









Sobre este producto se ha centrado gran parte del evento, y no solo supone un nuevo producto, sino un cambio en la mentalidad de venta de Kofax, que pasan de vender productos o cajas a vender soluciones.
En este sentido, estuvo muy bien una presentación que realizaron para entender y/o alinear las expectativas del cliente con las ventajas que ofrece la solución conjunta de Kofax y KTA.
Como producto, creo que va a encajar muy bien con los clientes que dispongan de soluciones de captura, ya que KTA es uno de los lideres dentro del Case Management, solución que se adapta muy bien a la captura, la captura móvil, etc...
Ademas, el equipo procedente de Singularity, tienen una trayectoria y conocimiento profesional fuera de toda duda.
Ahora, en este mundo cada vez mas competitivo del BPM, donde al final se tendrán que reducir el número de soluciones a un número de 5 a 10, tendremos que ver si son capaces de adaptarse y poder competir en entornos empresariales sin una solución "potente" de integración con las aplicaciones de negocio.
Por no olvidarnos de nuestro querido Kofax, comentar que la versión 10 de Kofax Capture incluye el cliente de validación web de KTM y la solución de formularios basicos de KTM sin coste adicional (muy interesante).
Por otro lado, la versión de KTM web se parece cada vez mas a la versión cliente, lo cual nos hará pensarnos muy mucho la instalación de los clientes tradicionales, y alguna novedad menor mas.

La organización del evento y la ciudad, estupendo como suele ser habitual.