En diferentes entradas en el blog, he defendido la digitalización distribuida (que no tiene porque eliminar la digitalización centralizada!!!!), pero de lo que soy mas receloso es de la Captura Distribuida, aunque en algún cliente la hemos implantado con éxito (hablare algún día del Banco Inversis).
La captura distribuida, si no se implanta con soluciones de automatización de la documentación, obliga a los usuarios a realizar una digitalización discreta de los documentos y una indexación de los mismos, por lo que en lugar de eliminar trabajo, se carga del mismo a recursos cuyo valor y tasa, no corresponde con la de las tareas de digitalización, clasificación e indexación.
Y nada mejor que verlo en directo en una oficina de una entidad bancaria, durante una visita a mi sucursal del BBVA, para realizar unas gestiones. Vi con alegría que habían desplegado escáneres Fujitsu 6130, y lápices digitalizadores.
- Los lápices, dependen de la posición del papel, y no funcionan con zurdos (no se el porcentaje de los mismos, pero hay que tomarlo en cuenta ya que deja de ser una solución universal).
- El Fujitsu 6130, perfecto, pero para que quieres un escáner que digitaliza a 30 ppm si hay que digitalizar los documentos de uno en uno y a través de un interface web que no soporta esas velocidades (siempre hay que recordar que un carro corre como mucho como el peor de sus caballos!!!).
En definitiva, los usuarios finales no lo ven como una ayuda a su trabajo (agiliza las operaciones, facilita los controles, etc...) sino como una carga adicional de algo que no les aporta valor.
Por eso, no hay que olvidarse que como parte del proyecto, están los usuarios que van a trabajar con los sistemas.
En definitiva, la digitalización distribuida junto con soluciones de automatización (Clasificación, Separación e Indexación), siguen siendo la mejor solución y la mas aceptada por los usuarios de las organizaciones. Como medida para evitar Back Offices documentales, se puede distribuir la validación de la documentación, que no debera exceder del 20% para evitar los rechazos comentados anteriormente.
