Scanning, Capture & Document Magement Essentials Event

El pasado 2 de Julio se ha realizado una jornada sobre Digitalización, Captura y Gestión Documental en el Club de Banqueros y Empresarios de Bogotá, en un formato de puertas abiertas que permitía a los clientes venir a cualquier hora y recibir una atención personalizada.

La sala estaba preparada con cinco demos que se iban viendo de manera continúa:

1. inScan. Dos escáneres de red, uno con procesos de valija, fax, expediente etc... multi-sector y otro con procesos bancarios, donde se podían ver las ventajas de esta solución:
   1. Digitalización distribuida desde el origen por procesos de negocio.
   2. Eliminación de la valija.
   3. Personalización de los procesos por rol, oficina y grupos.
   4. Posibilidad de envío online y offline para no cargar la red de comunicaciones.
   5. Toda la tecnología de Indra de mejora y optimización de la imagen.
      
2. Escáner zenital A3 SV600. Una presentación de capacidades y de innovación técnica por parte de Fujitsu con un escáner zenital con capacidad de digitalizar en A3, libros y documentos diversos al mismo tiempo.
   
3. iScan. Digitalizando con el Fujitsu fi7160  (escáner de 60 ppm) , se mostraba una demo orientada a la atención de clientes con validación de documentos en tiempo real mediante Abbyy flexycapture. Esto permite tener puestos de contratación, atención usuarios, etc... donde se capturan los documentos necesarios por proceso, y antes de que se vaya el cliente le confirmamos si está todo correcto o debe volver a traer algún otro documento, mejorando la atención y optimizando los tiempos de proceso.
4. iC2. Presentación del Gestor Documental cloud de Indra con capacidades de gestión de expedientes, gestión del ciclo de vida de los documentos, gestión de tipos documentales y atributos, etc...
   
5. Captura móvil más kioskos. Demo de contratación en movilidad, con captura de documentos y firma digitalizada, sumada a un video de kioskos para mostrar los procesos desatendidos y el concepto branchless.
   

 

El formato ha sido alabado por todos y los clientes se iban con una idea muy clara de lo que se esta haciendo en otros sectores/clientes, así como ideas para sus propios negocios.

 

Al finalizar, se ha entregado un USB con las presentaciones que estaban programadas y que están descritas en la presentación del evento:

Presentación Evento

 

 

Content Cafe - Perceptive Software

El pasado 1 de Diciembre pude compartir un cafe en el Hotel Villa Magna, con los amigos de Perceptive Software y Lexmark, que además me dieron la oportunidad de hacer una presentación sobre el ROI de la Automatización de los Procesos Documentales.

El evento comenzó con una introducción del country manager de Lexmark, Mariano Polos seguido de una presentación de la compañía de Software, Perceptive Software, por parte de Mario Boglione.

Por mi parte, la presentación sobre el ROI estuvo centrada en los principales orígenes donde se originan los costes asociados a los procesos documentales (los costes tangibles o visibles, ya que los costes asociados a la calidad, protección de datos etc.. no son tan sencillos de medir).

Los cuatro puntos principales sobre los que se baso la presentación fueron:

• Digitalización Centralizada y Distribuida
• Captura y Extracción Inteligente IC&A
• Gestión Documental
• Automatización de los Procesos Documentales.

Los datos y las referencias expuestas en dicha presentación, han sido obtenidos del trabajo de los últimos años en los proyectos realizados en Indra, y fueron acogidos con gran interes por las personas asistentes al evento.

Mouse Scanner - LG LSM100

LG nos ha dejado un nuevo dispositivo original y bastante útil, un ratón que escanea!! ( URL del Producto )

El dispositivo como ratón, cumple a la perfección, con los dos botones habituales mas la rueda central. Algo grande para mi gusto que siempre voy con mini-ratones por comodidad, pero es una opinión personal y evidentemente no esta pensado para viajar con el.

En cuanto a la función de escáner, dispone de dos botones en la parte izquierda, que son los que permiten iniciar la digitalización de los documentos.

Para ayudarnos en esa labor, el dispositivo cuenta con una alfombrilla transparente que permite sujetar los documentos al digitalizarlos, y así evitar que se muevan.

El funcionamiento es muy sencillo, se inicia el software de digitalización, y la aplicación desarrollada por LG para este propósito, nos va mostrando el proceso de escaneo al desplazar el ratón sobre el documento.

El resultado es de lo mas sorprendente,el software compone la imagen según desplazamos el ratón sobre la imagen y va corrigiendo desviaciones. Al finalizar, nos permite seleccionar el área que queremos guardar y las opciones de guardado son: imagen, word y excel.

Aquí algunas muestras.

Podemos observar que funciona perfectamente con el DNI, con un cupón del BBVA y con un documento A4. Si bien con el DNI, el tiempo empleado para realizar la digitalización son apenas 5 segundos, con un A4 el tiempo empleado es mayor, por lo que no es valido para una escritura por ejemplo (aunque en caso de emergencia y con algo de paciencia...)

El resultado del OCR (se puede descargar el documento de este vinculo: A4 en Formato DOC) es bastante bueno, incluso con la opción de la exportación a Excel.

En resumen, creo que es una muy buena opción para dotar de un dispositivo de digitalización, a oficinas o usuarios que no dispongan de un escáner de documentos, sobre todo pensado en documentos identificativos (DNI, Pasaporte, Tarjeta de Residencia, ...), y sobre todo teniendo que el coste no es mucho mas elevado que el de un ratón normal (es incluso menor que algunos ratones de diseño!!)

También es interesante, para complementar procesos tradicionales de valija, dando la opción de digitalizar documentos originales, como los identificativos, y evitando realizar fotocopias de mala calidad.

Que es Cloud Scanning?

Cloud Scanning define el conjunto de tecnologías software y dispositivos hardware necesarios para poder realizar la captura de documentos desde cualquier punto de la compañía, de tal manera que se es independiente del dispositivo de captura, la ubicación fisica, los medios disponibles de red y siendo realmente lo importante, el poder combinar los medios disponibles o previstos en el proceso de captura y almacenamiento en los sistemas de información.