El
correo electrónico se ha convertido en una de las pesadillas de los administradores de sistemas
: ocupa espacio y consume ancho de banda.
Todo esto sin valorar la cantidad de información y documentos asociadas al negocio, que esta
almacenada en repositorios locales, duplicada, distribuida sin control... etc. que en muchos casos es información importante para nuestro negocio y que no esta
gestionada de manera correcta (LOPD entre otras).
Y no me quiero olvidar de, para mi lo mas importante y preciado, e
l tiempo que nos consume cada día!!! (y no nos olvidemos que el tiempo, ademas de ser dinero, conlleva u
n coste de oportunidad oculto muy alto).
Es por ello que es necesario soluciones que permitan sustituir el "abuso" del correo electrónico, es decir, poner a disposición de los usuarios herramientas para:
- Compartir información con compañeros, clientes y colaboradores.
- Enviar y compartir documentos de trabajo.
- Notificar eventos a compañeros, clientes y colaboradores.
- Certificar el envió de información y/o documentos.
La mayoría de estas tareas, son en su parte debidas a que cuando enviamos un correo electrónico a un/os destinatarios, damos por hecho que han recibido la información y/o el documento, y en cierta medida nos liberamos de la responsabilidad de comprobar que lo han leído.
Esto ya de por si es un error, porque con la proliferación de dispositivos móviles, es muy común leer parte del correo en el móvil, sin detenerse en entenderlo ni analizarlo, y mucho menos validar el adjunto, por lo que "desaparece" de nuestros pendientes por leer y es posible que nunca mas sepamos de el (hasta que alguien nos lo reclame).
Esto si no os pasa como a mi, que se me acumulan correos pendiente de leer... que pasan a ser almacenados en ese estado (si nadie lo termina reclamando, seguro que no era importante).
Algunas empresas están optando por soluciones drásticas, como limitar el uso del correo electrónico y regular mucho mas su funcionamiento.
Aquí es donde las herramientas de ECM y colaborativas, nos pueden ayudar, porque si queremos reducir la utilización del correo, hay que dotar a los usuarios de herramientas para realizar tareas como:
- Herramientas de mensajería instantánea: en un principio prohibidas por las empresas, son cada vez mas utilizadas (sobre todo en sus versiones empresariales), para que los usuarios se puedan comunicar sin necesidad de utilizar el teléfono constantemente.
- Portales y espacio de almacenamiento compartido en la nube: si no se pueden enviar ficheros adjuntos, hay que permitir a los usuarios compartir información en espacios controlados y con almacenamiento limitado, de manera que se puedan dejar documentos y se tenga control al acceso del mismo. En este sentido los portales, no están pensados para los usuarios no corporativos, sino que tienen el concepto mas de "proyecto", y se van (se están) imponiendo sistemas similares al DropBox, SugarSync, etc.. que tienen una configuración mas abierta.
- Certificación del envío: este punto es el mas complejo, sin entrar en una certificación legal, utilizamos el correo para "dar constancia" de la entrega de un acta de reunión, de un Funcional, de un plan de pruebas, etc... al cliente.
Esta es una mala practica, y en este sentido se tendrían que normalizar la utilización de portales con los clientes, donde los usuarios suscritos a dicho portal, recibieran la notificación de cambios y subidas de documentos, y donde "se tiene la obligación" de estar informado, en lugar de ser un actor pasivo que espera la recepción del correo.
En general, no hay una solución única que nos elimine el mega-utilizado correo electrónico, sino que mas bien es un conjunto de soluciones y buenas practicas, que ademas de permitir controlar la utilización, harán nuestro entorno empresarial mas seguro y efectivo.
