Forrester Wave - Multichannel Capture Report 2012

He tenido la oportunidad de leer el informe de Forrester sobre soluciones de captura "Multicanal, y creo que puedo recomendar no invertir el dinero en este informe, ya que creo que es de todo menos independiente.
El adjetivo Multicanal, lo han añadido para dejar fuera del informe a importantes fabricantes de software de captura como Abbyy, Readsoft, AnyDoc, etc...
El informe muestra un gran conocimiento de toda la suite de Kofax, dando el nombre de toda la familia de productos, pero no así del resto de las soluciones donde se queda unicamente a un nivel superficial.
Esto no quiero decir que no opine que Kofax sea el mejor producto (como no voy a ocultar, trabaje un año en Kofax y conozco las bondades de Kofax Capture, KTM, etc...), pero cuando se busca el equilibrio entre prestaciones, rendimiento y coste, pueden entrar productos como Abbyy que esta realizando un gran esfuerzo (y ademas en la dirección correcta), Ephesoft, que al ser software con filosofia OpenSource (que no gratis), puede inclinar la balanza a la hora de seleccionar el producto por el mero hecho de un análisis del ROI del proyecto, etc...
Otras soluciones, como Athento o Pingar, tambien están fuera de este informe por no ser "multicanal" y estar mas orientadas a la clasificación e indexación no estructurada (por ahora!), pero que en un informe de Captura tambien deberían estar incluidos (pese a ser software Español y Australiano).

Aprovecho para anunciar que antes de final de año voy a publicar el primer informe sobre soluciones de captura que titulare "The CloudScanning Capture Magic Quadrant", con toda la experiencia de estos últimos años en proyectos de captura y conocimiento en este tipo de soluciones.

Forrester Wave - Multichannel Capture Report

Correo Electrónico: el mal de esta década!!!

El correo electrónico se ha convertido en una de las pesadillas de los administradores de sistemas: ocupa espacio y consume ancho de banda. 
Todo esto sin valorar la cantidad de información y documentos asociadas al negocio, que esta almacenada en repositorios locales, duplicada, distribuida sin control... etc. que en muchos casos es información importante para nuestro negocio y que no esta gestionada de manera correcta (LOPD entre otras).
Y no me quiero olvidar de, para mi lo mas importante y preciado, el tiempo que nos consume cada día!!! (y no nos olvidemos que el tiempo, ademas de ser dinero, conlleva un coste de oportunidad oculto muy alto).
Es por ello que es necesario soluciones que permitan sustituir el "abuso" del correo electrónico, es decir, poner a disposición de los usuarios herramientas para:

• Compartir información con compañeros, clientes y colaboradores.
• Enviar y compartir documentos de trabajo.
• Notificar eventos a compañeros, clientes y colaboradores.
• Certificar el envió de información y/o documentos.

La mayoría de estas tareas, son en su parte debidas a que cuando enviamos un correo electrónico a un/os destinatarios, damos por hecho que han recibido la información y/o el documento, y en cierta medida nos liberamos de la responsabilidad de comprobar que lo han leído.

Esto ya de por si es un error, porque con la proliferación de dispositivos móviles, es muy común leer parte del correo en el móvil, sin detenerse en entenderlo ni analizarlo, y mucho menos validar el adjunto, por lo que "desaparece" de nuestros pendientes por leer y es posible que nunca mas sepamos de el (hasta que alguien nos lo reclame). 

Esto si no os pasa como a mi, que se me acumulan correos pendiente de leer... que pasan a ser almacenados en ese estado (si nadie lo termina reclamando, seguro que no era importante).

Algunas empresas están optando por soluciones drásticas, como limitar el uso del correo electrónico y regular mucho mas su funcionamiento.

Aquí es donde las herramientas de ECM y colaborativas, nos pueden ayudar, porque si queremos reducir la utilización del correo, hay que dotar a los usuarios de herramientas para realizar tareas como:

• Herramientas de mensajería instantánea: en un principio prohibidas por las empresas, son cada vez mas utilizadas (sobre todo en sus versiones empresariales), para que los usuarios se puedan comunicar sin necesidad de utilizar el teléfono constantemente.
• Portales y espacio de almacenamiento compartido en la nube: si no se pueden enviar ficheros adjuntos, hay que permitir a los usuarios compartir información en espacios controlados y con almacenamiento limitado, de manera que se puedan dejar documentos y se tenga control al acceso del mismo. En este sentido los portales, no están pensados para los usuarios no corporativos, sino que tienen el concepto mas de "proyecto", y se van (se están) imponiendo sistemas similares al DropBox, SugarSync, etc.. que tienen una configuración mas abierta.
• Certificación del envío: este punto es el mas complejo, sin entrar en una certificación legal, utilizamos el correo para "dar constancia" de la entrega de un acta de reunión, de un Funcional,  de un plan de pruebas, etc... al cliente.
  Esta es una mala practica, y en este sentido se tendrían que normalizar la utilización de portales con los clientes, donde los usuarios suscritos a dicho portal, recibieran la notificación de cambios y subidas de documentos, y donde "se tiene la obligación" de estar informado, en lugar de ser un actor pasivo que espera la recepción del correo.

En general, no hay una solución única que nos elimine el mega-utilizado correo electrónico, sino que mas bien es un conjunto de soluciones y buenas practicas, que ademas de permitir controlar la utilización, harán nuestro entorno empresarial mas seguro y efectivo.

Kofax Partner Connect - Viena

El pasado mes de Abril se celebro el ya tradicional Partner Connect en Viena (antes Transform ) solamente para Partners (los clientes estaban en Londres en un evento similar).
Este año, a falta de grandes novedades en cuanto a captura, el evento se centro en las soluciones BPM y lo que desde Kofax han llamado "Capture Enable BPM".
Pero vamos a listar las cosas mas interesantes:

1. Digitalización en Origen. Por fin un cliente de digitalización web, pero (fallo) sin opción a incorporar VRS. Aunque tarde, ya tiene el cliente web.
2. Captura desde el Móvil con VRS. Uno de las novedades mas interesantes, la digitalización desde el móvil con mejora de imagen mediante VRS integrado. Todo conectado con el Import Connector de Kofax. Esta claro, que con un móvil todo el mundo tiene un escáner, ahora hay que permitir enlazar los procesos de negocio con los móviles (esto puede ser un buen comienzo).
3. Kofax Total Agility, el producto de la última adquisición (Singularity) bajo el nuevo nombre de Kofax.

      









Sobre este producto se ha centrado gran parte del evento, y no solo supone un nuevo producto, sino un cambio en la mentalidad de venta de Kofax, que pasan de vender productos o cajas a vender soluciones.
En este sentido, estuvo muy bien una presentación que realizaron para entender y/o alinear las expectativas del cliente con las ventajas que ofrece la solución conjunta de Kofax y KTA.
Como producto, creo que va a encajar muy bien con los clientes que dispongan de soluciones de captura, ya que KTA es uno de los lideres dentro del Case Management, solución que se adapta muy bien a la captura, la captura móvil, etc...
Ademas, el equipo procedente de Singularity, tienen una trayectoria y conocimiento profesional fuera de toda duda.
Ahora, en este mundo cada vez mas competitivo del BPM, donde al final se tendrán que reducir el número de soluciones a un número de 5 a 10, tendremos que ver si son capaces de adaptarse y poder competir en entornos empresariales sin una solución "potente" de integración con las aplicaciones de negocio.
Por no olvidarnos de nuestro querido Kofax, comentar que la versión 10 de Kofax Capture incluye el cliente de validación web de KTM y la solución de formularios basicos de KTM sin coste adicional (muy interesante).
Por otro lado, la versión de KTM web se parece cada vez mas a la versión cliente, lo cual nos hará pensarnos muy mucho la instalación de los clientes tradicionales, y alguna novedad menor mas.

La organización del evento y la ciudad, estupendo como suele ser habitual.

Códigos QR

Escánear esto!! Los códigos QR son muy fáciles de generar y de Escánear, ademas de permitir clasificar documentos, también permite indexar, ya que pueden contener informacion. Por otro lado, son el "estándar" en los teléfonos moviles!!!

Canon P215

Hoy he estado en Canon, y me han enseñado las novedades de este 2012. La verdad es que estan realizando un esfuerzo grande en innovación en cuanto a hardware (en la parte de integración siguen siendo pioneros con Image Formula y su desarrollo para multifuncionales basado en web (MEAP), que espero que este pronto en los escaneres de red).
Uno de los escaneres que nos han enseñado es la evolución del P150 (es el que utilizo en mi mesa de trabajo), con una interesante novedad: ranura para tarjetas de identificación!!!!
Como se puede ver en la imagen y en el link de canon, el escaner permite digitalizar los documentos de identificación por una ranura especial, por lo que la imagen sale perfecta.
Por otro lado, es un escaner que no necesita alimanetación ni instalar drivers en el equipo de sobremesa para digitalizar (tengo pendiente validar si digitaliza en Thin Clients con Citrix), por lo que es ideal con entornos distribuidos. (es compatible con iScan, iwScan e iDeploy)

PD.: No me he olvidado de Ephesoft!!! Estoy realizando un modelo de clasificación para expedientes, con el que voy a exprimir todo el potencial del mismo!!!

Análisis de Ephesoft - Introducción

Esta es una tarea que tenía pendiente desde hace ya algún tiempo, y es la de realizar un analisis en detalle de una de las soluciones de captura mas interesantes del momento.
El analisis lo voy a realizar tanto en la versión Community, como la versión con mantenimiento.
Ephesoft sigue una politica similar a Alfresco, ofreciendo una versión basica sin mantenimiento con la versión Community, y una versión con mas funcionalidad (OCR superiores, digitalización web, SQL Server como opción para la BBDD, etc...) en la versión con mantenimiento.
Las principales caracteristicas de Ephesoft son:

Apliación 100% Web y OpenSource

Basada en OCRs comerciales y opensource, RedHat jBPM, Spring DM y Google Web ToolKit

Interface personalizable (Document Review y Validación)

La instalación ha mejorado mucho desde las primeras versiones, aunque sigue dando problemas si alguno de los componentes no esta disponible.Estos son:
 - JAVA SDK
 - MySQL
Es recomendable descargarlos e instalarlos antes de comenzar la instalación de Ephesoft.
El software, asi como los manuales estan en la siguiente URL:
http://www.ephesoft.com/wiki/index.php?title=Community_Edition

De todas maneras, en el foro de Ephesoft hay información de usuarios que nos pueden ayudar con los problemas mas comunes.
http://www.ephesoft.com/forums/viewforum.php?f=1

En la siguiente parte del analisis, realizaremos la configuración y prueba de un proyecto de captura sencillo.


Content Cafe - Perceptive Software

El pasado 1 de Diciembre pude compartir un cafe en el Hotel Villa Magna, con los amigos de Perceptive Software y Lexmark, que además me dieron la oportunidad de hacer una presentación sobre el ROI de la Automatización de los Procesos Documentales.

El evento comenzó con una introducción del country manager de Lexmark, Mariano Polos seguido de una presentación de la compañía de Software, Perceptive Software, por parte de Mario Boglione.

Por mi parte, la presentación sobre el ROI estuvo centrada en los principales orígenes donde se originan los costes asociados a los procesos documentales (los costes tangibles o visibles, ya que los costes asociados a la calidad, protección de datos etc.. no son tan sencillos de medir).

Los cuatro puntos principales sobre los que se baso la presentación fueron:

• Digitalización Centralizada y Distribuida
• Captura y Extracción Inteligente IC&A
• Gestión Documental
• Automatización de los Procesos Documentales.

Los datos y las referencias expuestas en dicha presentación, han sido obtenidos del trabajo de los últimos años en los proyectos realizados en Indra, y fueron acogidos con gran interes por las personas asistentes al evento.