Procesos 100% Digitales gracias al OCR en la nube y la IA

Este blog nació en Febrero de 2010, y ya llevaba un tiempo sin nuevas entradas... y aunque han ocurrido muchas cosas en el mundo de la Digitalización y la Captura de Documentos, no ha habido ninguna tan disruptiva como la que se esta produciendo ahora mismo de la mano de Google Cloud, Azure y AWS gracias a la Inteligencia Artificial llevando el entendimiento del lenguaje natural al siguiente nivel.

Se siguen haciendo OCR e ICR, también muy mejorado por la IA, pero la autentica revolución esta en la interpretación del contenido para extraer la información relevante con la mínima intervención humana. 

Y aunque parece tecnología del pasado, las grandes empresas de tecnología se han dado cuenta que para poder tener procesos 100% Digitales con la mínima intervención humana, y que por lo tanto puedan escalar en función de las necesidades de negocio y responder con agilidad a nuevas necesidades, debían procesar documentos no estructurados, tanto documentos Digitalizados (muchas veces con la cámara de un móvil) como documentos digitales, y así poder continuar el flujo en un proceso de contratación, una reclamación, un cambio de titular, etc... 

Cada "nube" tiene su propia solución, aunque también se pueden desplegar soluciones tradicionales que luego se potencian con el uso de la IA, aunque lo puede hacer algo mas complejo:

• Google Cloud: Documents AI es una solución SaaS que permite realizar el OCR e ICR analizar documentos, crear tus propias plantillas o "parsers" para extraer los pares clave-valor correspondientes, dispone de una serie de plantillas creadas, etc... y con la integración de personas para revisar (Human in the loop), consigue una solución muy completa lista para competir con los lideres en este segmento como  Kofax, Abbyy, etc...
• Document AI Solution  |  Google Cloud
  
  
• Microsoft Azure: la solución de Microsoft es Form Recognizer y con funcionalidades muy similares a la de Google, realizar OCR e ICR, mejora de imagen, dispone de plantillas predefinidas y puedes diseñar las tuyas propias.
• Form Recognizer – Automated Data Processing Systems | Microsoft Azure
  
  
• AWS: la tercera de las soluciones es Textract que realizar OCR, ICR, analizar documentos con formularios, tablas, etc... y que cuenta con una solución para poder revisar por personas (Built-in Human Review) con lo que cerrar el ciclo.  
• Amazon Textract | Extraer texto y datos | Amazon Web Services (AWS)

Cualquiera de estas soluciones se puede integrar en nuestro proceso de forma sencilla y con las ventajas habituales de la nube de no tener que hacer grandes inversiones en Hardware y Software, como era necesario en los proyectos de Expediente Digital, Censos, Facturas... que muchos recordareis. 

Además, al ser servicios que integras en tu proceso, se pueden utilizar indistintamente evitando el "vendor lock-in", aunque eso si, perderíamos parte del conocimiento que tengamos o hayamos entrenado en esa plataforma. 

Otra de las ventajas de utilizar estas soluciones en la nube, es que prácticamente de serie nos proporcionan la integración con los entornos de BigData y podemos incorporar esta información en otros procesos o en la "inteligencia operativa y comercial" de la compañía.

Os invito a que las probéis, los resultados con poco esfuerzo son impresionantes, y con un poco de trabajo podemos llegar a niveles de reconocimiento por encima del 90%, lo que significa un ahorro significativo. El 100% ya sabéis que va a depender del tipo de documento y la calidad con la que lo recibamos. 

Scanning, Capture & Document Magement Essentials Event

El pasado 2 de Julio se ha realizado una jornada sobre Digitalización, Captura y Gestión Documental en el Club de Banqueros y Empresarios de Bogotá, en un formato de puertas abiertas que permitía a los clientes venir a cualquier hora y recibir una atención personalizada.

La sala estaba preparada con cinco demos que se iban viendo de manera continúa:

1. inScan. Dos escáneres de red, uno con procesos de valija, fax, expediente etc... multi-sector y otro con procesos bancarios, donde se podían ver las ventajas de esta solución:
   1. Digitalización distribuida desde el origen por procesos de negocio.
   2. Eliminación de la valija.
   3. Personalización de los procesos por rol, oficina y grupos.
   4. Posibilidad de envío online y offline para no cargar la red de comunicaciones.
   5. Toda la tecnología de Indra de mejora y optimización de la imagen.
      
2. Escáner zenital A3 SV600. Una presentación de capacidades y de innovación técnica por parte de Fujitsu con un escáner zenital con capacidad de digitalizar en A3, libros y documentos diversos al mismo tiempo.
   
3. iScan. Digitalizando con el Fujitsu fi7160  (escáner de 60 ppm) , se mostraba una demo orientada a la atención de clientes con validación de documentos en tiempo real mediante Abbyy flexycapture. Esto permite tener puestos de contratación, atención usuarios, etc... donde se capturan los documentos necesarios por proceso, y antes de que se vaya el cliente le confirmamos si está todo correcto o debe volver a traer algún otro documento, mejorando la atención y optimizando los tiempos de proceso.
4. iC2. Presentación del Gestor Documental cloud de Indra con capacidades de gestión de expedientes, gestión del ciclo de vida de los documentos, gestión de tipos documentales y atributos, etc...
   
5. Captura móvil más kioskos. Demo de contratación en movilidad, con captura de documentos y firma digitalizada, sumada a un video de kioskos para mostrar los procesos desatendidos y el concepto branchless.
   

 

El formato ha sido alabado por todos y los clientes se iban con una idea muy clara de lo que se esta haciendo en otros sectores/clientes, así como ideas para sus propios negocios.

 

Al finalizar, se ha entregado un USB con las presentaciones que estaban programadas y que están descritas en la presentación del evento:

Presentación Evento

 

 

Mobile OCR

A few weeks ago we have included OCR Capabilities in an application to fill credit card applications form for a important Bank, to extract the information of ID Card.
The OCR of a image captured with the camera of an iPad was a big challenge because we have not the control of the quality of the images!!
To solve this problem we have tried several solutions:

1. Automatic clipping of the ID card. This is not difficult, and if the background is a solid color, the quality is good!!! What was the problem? Differents ID card sizes!!!
2. Automatic Clipping + Camera Mask. This was a very clever (and simply) solution, and the users try to adjust the ID Card to the Mask.
3. Automatic Photo Capture!!! This was the last and the best solution!!! The photo is takes automatically by the iPad when it detect the borders of a ID Card, and the focussing is taken automatically too.

This last solution help to prevent other problem: the artificial lights!!! In the most of the station, mall, etc... the lights are in the top and the lights beams produce highlights. This doesn´t happen when you take the photo with the ID Card in a vertical position (with one hand take the iPad and with the other hand the ID Card, and you don´t need more hands because the photo is taken automatically)

The OCR used is Abbyy Finereader and the software is developed in Objective C.

The Video:
Mobile OCR Video

Firma Digitalizada ::

Buenas, después de algún tiempo sin escribir (debido que ya es la cuarta vez que cruzo el Atlántico este año y puede que no sea la última...) vuelvo con un post dedicado a la firma digitalizada.
Seguramente muchos ya seáis usuarios de la misma gracias a Mercadona, El Corte Ingles, etc... y estaréis viendo como se esta propagando a otros sectores (la banca, retail, etc...) con soluciones en movilidad en aeropuertos, estaciones, centros comerciales, etc...

De hecho, aquí la noticia de uno de mis proyectos en la prensa:
Noticia Citibank

La firma digitalizada permite obtener un proceso documental 100% libre de papel, ya que si sumamos la captura distribuida (tanto con escáneres como gracias a la captura fotográfica de los Tablets) con la firma digitalizada, se consigue eliminar uno de los principales documentos originales que se debe enviar por valija y custodiar (el contrato o solicitud firmado por el cliente).

Los diferentes dispositivos permiten capturar datos biométricos de la firma (velocidad y/o presión) que sumados a la imagen, el trazo y los propios datos del documento, permiten crear un contrato único que garantiza tanto al firmante como a la empresa, la veracidad del documento.

No puedo dar mas detalles... pero estos proyectos son una realidad y cada vez van a ser mas habituales!!!

Os dejo un video donde se puede ver el proceso de firma de un documento PDF cumplimentado y descargado directamente de la Web de la empresa (en este caso de seguros), de manera que la firma digitalizada también se puede aplicar al mercado B2C y no solo al mercado B2B!!!

Saludos

Roberto Arias

• • es.linkedin.com/in/rariasg/

   

Modelo de Gestión Documental!!!

Este blog trata fundamentalmente de la digitalización de documentos, desde diferentes dispositivos y tecnologías, pero creo que es importante destacar que esta captura de documentos, tanto los que vienen en formato papel como los que vienen en formato electrónico, deben estar regulados por un modelo de Gestión Documental que independientemente del proceso documental, del canal de entrada o de las personas, siga los mismos criterios de seguridad, indexación, categorización etc..

Un buen Modelo de Gestión Documental permitira disponer de políticas documentadas, políticas de atribución de responsabilidades y de metodologías formalizadas para su gestión.

La digitalización permite tener Documentos Electrónicos, y lo que buscamos es poder realizar la Gestión de esos Documentos Electrónicos dentro de los procesos documentales   de los cuales forma parte, con el fin de poder auditar tanto los procesos como los documentos electrónicos.

Que es necesario para disponer de un Modelo de Gestión Documental que cumpla con los requerimientos de nuestra compañía:

• Diagnostico de la Información. Debemos conocer el estado actual de la información que gestionamos, los sistemas tecnológicos que disponemos así como identificar puntos de mejora.
• Definir un Modelo Documental. Elaborando un cuadro de clasificación y un mapa documental que nos permita categorizar los documentos, entre otras tareas.
• Solución Tecnologia. Seleccionar la herramienta o herramientas de ECM que mejora se adaptan a nuestras necesidades y planificar la implantación de los modulos necesarios para dar soporte a nuestro modelo y procesos documentales.
• Estrategia de Implantación. Definir una estrategia de implantación en función de los procesos documentales identificados y de la importancia de los mismos.
• Gestión del Cambio. Definir una gestión del cambio, que permite dar a conocer a todos los usuarios sus responsabilidades y beneficios del nuevo sistema que se pone a sus disposición.

Esto nos permitirá optimizar recursos, ya que el papel no es secuencial mientras que los documentos electrónicos si, a la vez que reducimos el uso del papel y garantizamos el acceso a la información y a la seguridad de la misma.

Experto Universitario en Gestión de Documentos Digitales

Finalizo mi colaboración en el curso online de Experto Universitario en Gestión de Documentos Digitales realizado junto con Docuformación y la Universidad Europea Miguel de Cervantes, y la verdad es que ha sido muy gratificante.
Después de varios años trabajando en este sector (comencé en el 2004 en la empresa SWT Concept, que fue comprada por Captiva) y tanto en preventa como en proyectos, comencé aplicando la metodología que SWT había desarrollado durante años en Francia, para luego ir aplicando la experiencia en proyectos y la metodología de otras empresas (Indra, Kofax, Alten, ...).
Este curso me ha dado la oportunidad de ponerme a pensar como transmitir estos conocimientos a un grupo de gente, que con conocimientos de gestión documental y/o sistemas, quieran realizar proyectos de captura, lo cual te hace volver al inicio para ver si los argumentos siguen siendo validos y hay que actualizarlos. Evidentemente, muchos de ellos ya han ido avanzando en función de los proyectos y sobre todo la tecnología.
Tambien ha sido muy interesante escuchar las propuestas de los alumnos a los problemas planteados, y es que muchas veces se aprende mas escuchando que hablando (pero es que nos encanta hablar!!!).
Espero poder estar en la próxima edición del curso, para el cual quiero profundizar en algunos conceptos que me han demandado, así como introducir la captura en movilidad, que en este curso se ha abordado como caso de estudio, y ha sido muy interesante.

imScan - Captura Movil

Aprovechando la llegada del iPhone 5, y gracias a que los moviles son practicamente mini-ordenadores, estamos ultimando la llegada de la nueva solución de captura de la familia de CloudScanning, imScan!!!

imScan es una app disponible para iPhone y iPad, que permitirá realizar la captura, la optimización de la imagen y el OCR en el propio dispositivo, para enviar la información mediante correo, a un servidor, etc..

No vamos a competir con las soluciones de Kofax o Abbyy,  que aunque acaban de nacer, prometen muchas alegrias en los procesos de captura movil.

En cuanto este disponible, publicaremos una versión de demo en el App Store para recibir todos vuestros comentarios.