Modelo de Gestión Documental!!!

Este blog trata fundamentalmente de la digitalización de documentos, desde diferentes dispositivos y tecnologías, pero creo que es importante destacar que esta captura de documentos, tanto los que vienen en formato papel como los que vienen en formato electrónico, deben estar regulados por un modelo de Gestión Documental que independientemente del proceso documental, del canal de entrada o de las personas, siga los mismos criterios de seguridad, indexación, categorización etc..

Un buen Modelo de Gestión Documental permitira disponer de políticas documentadas, políticas de atribución de responsabilidades y de metodologías formalizadas para su gestión.

La digitalización permite tener Documentos Electrónicos, y lo que buscamos es poder realizar la Gestión de esos Documentos Electrónicos dentro de los procesos documentales   de los cuales forma parte, con el fin de poder auditar tanto los procesos como los documentos electrónicos.

Que es necesario para disponer de un Modelo de Gestión Documental que cumpla con los requerimientos de nuestra compañía:

• Diagnostico de la Información. Debemos conocer el estado actual de la información que gestionamos, los sistemas tecnológicos que disponemos así como identificar puntos de mejora.
• Definir un Modelo Documental. Elaborando un cuadro de clasificación y un mapa documental que nos permita categorizar los documentos, entre otras tareas.
• Solución Tecnologia. Seleccionar la herramienta o herramientas de ECM que mejora se adaptan a nuestras necesidades y planificar la implantación de los modulos necesarios para dar soporte a nuestro modelo y procesos documentales.
• Estrategia de Implantación. Definir una estrategia de implantación en función de los procesos documentales identificados y de la importancia de los mismos.
• Gestión del Cambio. Definir una gestión del cambio, que permite dar a conocer a todos los usuarios sus responsabilidades y beneficios del nuevo sistema que se pone a sus disposición.

Esto nos permitirá optimizar recursos, ya que el papel no es secuencial mientras que los documentos electrónicos si, a la vez que reducimos el uso del papel y garantizamos el acceso a la información y a la seguridad de la misma.