Recomendaciones antes de comenzar con un Proyecto de un Solución de Captura

Cualquier organización que depende de los procesos de papel, necesita para comenzar o expandir los procesos de captura, realizar inversiones en los departamentos y en determinadas funciones. Para realizar esto es recomendable:

• La creación formal de una evaluación de las necesidades. Entender la dependencia real del papel, y si está aprovechando al máximo las inversiones de ECM. Comenzando por realizar una evaluación de las necesidades,  para sistemáticamente explorar dónde existen los procesos de papel,  analizando qué soluciones ya están en marcha y  con el objetivo final de desarrollar una estrategia para la transformación digital de los procesos de papel.
• El establecimiento de Objetivos Específicos que deben lograrse. Entender lo que su organización está tratando de alcanzar: aumento de la productividad, reducción de costes, o facilitando el cumplimiento de las funciones. Hay muchas oportunidades para implantar procesos de captura, así que hay que tratar de aclarar qué beneficios aplican a los diferentes departamentos dentro de la organización y a los clientes.
• Conocer los costes. Los ahorros típicos incluyen los costes de almacenamiento de papel, así como los costes de localizar y recuperar los documentos. La parte mas compleja es la de evaluar los costes ocultos de papel alrededor de la gestión.
• Evaluar las soluciones. Crear una  lista de soluciones  basada en los objetivos específicos que se están tratando de lograr y que vaya en línea  con las inversiones en ECM y BPM de la organización.
• Bussines Case con un claro retorno de inversión. Hay que utilizar los requisitos para diseñar  un Bussines Case con un ROI claro que permita presentarlo a la dirección y defenderlo debido a su  valor estratégico.